GUÍA · REVISADA EL 2026-09-25
Historia clínica en psicología en Colombia: requisitos, custodia y formato digital
Lo que la ley colombiana pide a la historia clínica de un psicólogo, norma por norma: cuándo es obligatoria, qué debe contener, cuánto tiempo guardarla y qué cambia cuando es electrónica.
¿Historia clínica o archivo profesional?
La Ley 1090 de 2006, en su artículo 10, obliga al psicólogo a llevar registros de sus intervenciones en historias clínicas y a guardarlos «en sitio cerrado y con la debida custodia».
El Colegio Colombiano de Psicólogos lo precisa en su Doctrina No. 01: quien ejerce en el área de la salud está «en la obligación de llevar la historia clínica»; en otros campos —educativo, organizacional, jurídico— lleva un archivo profesional de intervención psicológica. Si atiendes consulta clínica, la tuya es una historia clínica.
Qué debe contener, según la Resolución 1995 de 1999
La Resolución 1995 de 1999 del Ministerio de Salud define la historia clínica como «un documento privado, obligatorio y sometido a reserva», en el que se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente y las intervenciones del profesional. Sus reglas generales:
- Se diligencia en orden cronológico, de forma clara y legible.
- Sin tachones, enmendaduras, intercalaciones ni espacios en blanco, y sin siglas.
- Cada anotación lleva la fecha y el nombre completo y la firma de quien la escribe.
- Una corrección no borra lo escrito: se agrega una nota nueva que la explica.
- Puede llevarse en medios electrónicos, siempre que se garantice que no se altere y que se sepa quién escribió cada registro.
- En la práctica clínica, una historia psicológica suele reunir identificación, motivo de consulta, antecedentes, evaluación e impresión diagnóstica, plan de intervención, una evolución por sesión, los consentimientos informados y el cierre.
Cuánto tiempo guardarla: 15 años
La Resolución 839 de 2017, artículo 3, fija el plazo: la historia clínica se conserva por «un periodo mínimo de quince (15) años, contados a partir de la fecha de la última atención». Los primeros cinco años en el archivo de gestión y los diez siguientes en el archivo central.
El plazo se duplica cuando el paciente es víctima de violaciones de derechos humanos o de infracciones graves al derecho internacional humanitario.
Si lees en otro lado que son 20 años: ese era el plazo de la Resolución 1995 de 1999, y la Resolución 839 de 2017 lo reemplazó.
Reserva, secreto profesional y datos sensibles
La historia clínica está sometida a reserva: solo pueden conocerla el paciente, el equipo de salud que lo atiende, las autoridades judiciales y de salud en los casos previstos por la ley, y quienes el paciente autorice.
Los datos de salud son datos sensibles bajo la Ley 1581 de 2012. Tratarlos exige la autorización expresa del paciente y medidas de seguridad acordes: control de quién accede, copias de respaldo y un registro de cada consulta del expediente.
Historia clínica electrónica e interoperabilidad (IHCE)
Llevar la historia en un software es válido desde la Resolución 1995 de 1999, con la condición de garantizar integridad, autoría y conservación.
La Ley 2015 de 2020 creó la interoperabilidad de la historia clínica electrónica (IHCE), para que los datos clínicos relevantes de un paciente puedan consultarse entre prestadores, «respetando el Hábeas Data y la reserva». La Resolución 866 de 2021 definió ese conjunto de datos y la Resolución 1888 de 2025 adoptó el Resumen Digital de Atención (RDA).
La obligación para profesionales independientes se está aplicando por fases. Confirma tu caso con la secretaría de salud de tu departamento o en tu inscripción en el REPS.
Papel, Word o una plataforma de historias clínicas
La norma no exige un formato, exige propiedades. Así se comparan las tres formas más comunes de llevarla:
| REQUISITO | PAPEL | WORD O EXCEL | PLATAFORMA DE HISTORIA CLÍNICA |
|---|---|---|---|
| Registro cronológico sin enmiendas | Depende de la disciplina | El archivo se puede editar sin dejar rastro | Si el sistema bloquea lo firmado y corrige con notas |
| Firma de cada anotación | Firma manuscrita | No hay firma por anotación | Firma electrónica por evolución |
| Custodia por 15 años | Archivo físico, con riesgo de pérdida | Depende de tus copias | A cargo del proveedor, por contrato |
| Saber quién consultó el expediente | No | No | Si el sistema lo registra |
| Entregar copia al paciente | Fotocopia | Exportar y enviar | Exportación completa |