Política de tratamiento de datos personales

1. Marco y alcance

Esta política se expide conforme a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, y describe cómo HOGU SOFTWARE S.A.S. trata los datos personales de quienes usan la plataforma.

Respecto de los datos de los consultantes, Vínculo es encargado y el responsable es el profesional o la institución. Respecto de los datos de la cuenta —de quien contrata y usa el servicio— Vínculo es responsable, y de eso trata esta política.

HOGU SOFTWARE S.A.S., Bogotá D.C., Colombia.

2. Qué datos tratamos

• ·Identificación y contacto: nombre, tipo y número de documento, correo, teléfono.
• ·Datos profesionales: profesión, tarjeta profesional, áreas de ejercicio y el resultado de la consulta de idoneidad en el RETHUS.
• ·Datos de la organización: nombre, NIT, sede.
• ·Datos técnicos de seguridad: dirección IP, dispositivo y fecha de los eventos de acceso, firma y aceptación de documentos.
• ·Datos de facturación, cuando hay un plan contratado.

3. Para qué los tratamos

• ·Prestar el servicio y sostener la cuenta.
• ·Identificar a quien firma una historia clínica, como lo exige la normativa aplicable al ejercicio profesional.
• ·Acreditar el consentimiento, la aceptación de estos documentos y los eventos de seguridad.
• ·Facturar y atender obligaciones tributarias.
• ·Avisar de cambios en el servicio, en los precios o en estos documentos.

4. Datos sensibles y carácter facultativo

Los datos de salud son datos sensibles. Nadie está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles, y negarse no puede ser condición para recibir atención.

En la plataforma, esa autorización se recoge de cada consultante como un consentimiento independiente del consentimiento informado clínico, con su propio texto y su propia firma.

5. Derechos del titular

La revocación no alcanza a la historia clínica ya generada: la Resolución 839 de 2017 obliga a conservarla quince años desde la última atención. Lo que sí ocurre es que cesa cualquier tratamiento que no esté amparado por ese deber.

• ·Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• ·Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• ·Ser informado sobre el uso que se les ha dado.
• ·Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• ·Revocar la autorización y solicitar la supresión, cuando no proceda un deber legal de conservación.

6. Canal de consultas y reclamos

Escríbenos a datos@vinculo.co. Registramos la fecha de recepción de cada solicitud.

Las consultas se atienden en un término máximo de diez días hábiles, prorrogable por cinco más con aviso. Los reclamos se atienden en un término máximo de quince días hábiles, prorrogable por ocho más con aviso. Si un reclamo llega incompleto, se pide completarlo dentro de los cinco días siguientes.

7. Cuánto tiempo conservamos

Los datos de la cuenta se conservan mientras la relación esté vigente y por el tiempo que impongan las obligaciones legales, contables y de defensa jurídica.

El contenido clínico se rige por el término de quince años de la Resolución 839 de 2017 y por lo pactado en el contrato de encargo.

Los registros de auditoría se conservan íntegros: no se editan ni se borran.

8. Dónde viven los datos

La infraestructura está descrita, proveedor por proveedor y país por país, en el documento de subencargados, que se versiona junto con esta política.

9. Con quién compartimos los datos

No vendemos datos personales. Ningún dato de consultantes ni contenido clínico se usa con fines publicitarios. Los datos los reciben únicamente estos destinatarios, y solo en la medida en que lo necesitan:

• ·Los subencargados: los proveedores de infraestructura, correo, mensajería, pagos y asistencia con inteligencia artificial que aparecen, uno por uno y con su país de procesamiento, en el documento de subencargados. Cada uno actúa bajo contrato, con obligaciones de seguridad y confidencialidad.
• ·Meta, para medir el resultado de nuestra publicidad: cuando abres una cuenta o haces el primer pago le informamos ese evento con tu correo convertido en un código irreversible (hash) y datos técnicos del navegador. Nunca incluye datos de consultantes ni datos de Google.
• ·Las personas de tu propia organización, según el rol y los permisos que les asignó quien la administra.
• ·Las autoridades competentes, cuando una norma o una orden judicial o administrativa lo exige.

10. Datos de tu cuenta de Google: qué recibimos y para qué

Conectar Google Meet es opcional. Si lo conectas, Vínculo pide a Google un único permiso: crear salas de Google Meet en tu cuenta (meetings.space.created). Lo usa solo para crear la sala de una cita virtual.

De Google recibimos dos cosas: la credencial de acceso que Google emite cuando autorizas la conexión, y la dirección de cada sala creada. Para crear la sala no enviamos a Google ningún dato del consultante ni de la cita.

Vínculo no lee tu calendario, tu correo, tus contactos ni tus archivos, no ve las salas que no creó y no recibe el audio, el video ni el chat de la sesión: eso ocurre en Google Meet, bajo tu cuenta de Google.

Puedes desconectar Google Meet cuando quieras desde Configuración. Al hacerlo retiramos el permiso ante Google y borramos la credencial. La dirección de una sala ya creada se conserva como parte del registro de la cita.

11. Datos de tu cuenta de Google: con quién se comparten

Los datos que recibimos de Google se comparten, transfieren o divulgan únicamente así:

• ·Supabase (Estados Unidos) almacena la credencial, cifrada, y la dirección de la sala. Vercel (Estados Unidos) ejecuta la aplicación y los procesa en tránsito durante la solicitud.
• ·La dirección de la sala se muestra a las personas de tu organización que pueden ver la cita.
• ·La dirección de la sala se envía al consultante de esa cita, para que pueda entrar: por correo, a través de Resend, y por WhatsApp, a través de Twilio, cuando los recordatorios están activos y el consultante los autorizó.
• ·A las autoridades competentes, si una norma o una orden lo exige.

12. Uso limitado de los datos de Google e inteligencia artificial

El uso que Vínculo hace de la información recibida de las API de Google, y su transferencia a cualquier otra aplicación, se ajusta a la Política de datos de usuario de los servicios de API de Google (Google API Services User Data Policy), incluidos los requisitos de uso limitado (Limited Use). El uso de los datos en bruto o derivados recibidos de las API de Google Workspace se ajusta a la Google User Data Policy, incluidos los requisitos de Limited Use.

• ·Los datos de Google se usan solo para prestar la función que tú activaste: crear la sala de una cita virtual y hacer llegar su dirección a quienes asisten.
• ·No se venden, no se usan para publicidad y no se entregan a intermediarios de datos.
• ·No se usan para crear, entrenar ni mejorar modelos de inteligencia artificial o de aprendizaje automático, ni generalizados ni fundacionales.
• ·El asistente de inteligencia artificial de Vínculo no recibe datos de Google: ni la credencial ni la dirección de la sala se envían a su proveedor.
• ·Ninguna persona de nuestro equipo lee estos datos, salvo con tu consentimiento expreso, por razones de seguridad o cuando la ley lo exige.

13. Cómo protegemos los datos sensibles

Los datos de salud, las credenciales y los datos recibidos de Google se protegen con las mismas medidas:

• ·Cifrado en tránsito (TLS) y cifrado en reposo.
• ·La credencial de Google se guarda cifrada en una bóveda de secretos, separada del resto de la base de datos. No se muestra a ningún usuario, tampoco a ti, y no se escribe en registros ni en reportes de error.
• ·Aislamiento por organización aplicado en la base de datos, no solo en la interfaz: una organización no puede leer los datos de otra.
• ·Acceso por rol y por permiso dentro de cada organización, segundo factor de autenticación disponible para todas las cuentas y reautenticación obligatoria al firmar.
• ·Registro de auditoría de solo escritura: los accesos y los cambios quedan anotados y no se editan ni se borran.
• ·Los reportes de error llevan identificadores, nunca contenido clínico, nombres de pacientes ni números de documento.
• ·El acceso de nuestro equipo al contenido es excepcional, requiere motivo y queda en la traza de auditoría de tu organización.
• ·Copias de respaldo periódicas con pruebas de restauración.
• ·Ante un incidente de seguridad que afecte datos personales, avisamos sin dilación indebida, como lo establece el contrato de encargo.

14. Vigencia y versiones

Versión v1, vigente desde el 2026-09-30. Cuando cambia la versión, la plataforma vuelve a pedir la aceptación y registra cuál se aceptó, cuándo, desde qué IP y con qué dispositivo.

El 11 de octubre de 2026 se añadieron las secciones 9 a 13, que describen con quién se comparten los datos, el tratamiento de los datos de Google y las medidas de protección.